USVI Public Records

Document text

UVI Senate Meeting Minutes  BUS 110 (STT) and EVC 807 (STX)  Friday, May 16, 2014    MEMBERS PRESENT  David Hall        Shirley Lake‐King        Haldane Davies       Nancy Morgan  Camille McKayle      Nicole Gibbs  Dayle Barry        Frank Mills  Patricia Harkins‐Pierre      Raquel Santiago‐Silver  E. Aracelis Francis                        MEMBERS ABSENT/EXCUSED              Tina Koopmans       Cherie Wheatley  Maria Fleming        Dionne Jackson   Leslyn Tonge        Bernard Castillo    Kimberlee Smith      Joshua Edwards  Kevin Dixon        Jacqueline Romer      OTHERS PRESENT  Dannica Thomas   Patricia Towal    CALL TO ORDER  Chair Morgan called the meeting of the Senate to order at 1:14 pm, Friday, May 16, 2014.   ROLL CALL  A quorum was established.   APPROVAL OF MINUTES FOR APRIL 11, 2014  Chair  Morgan  entertained  a  motion  to  approve  the  minutes  of  April  11,  2014  as  revised  by  Senator  Barry.  The motion was moved by Senator Barry and seconded by Senator Francis.  The motion carried  unanimously and was approved.  REPORTS  Appointments/Searches – Senator Hall  An  internal  candidate  applied  for  the  Provost  position  and  was  proceeding  through  the  interview  process. Recommendations from the Committee Chair, Frank Mills, will be forwarded to President Hall.    There were three finalists for the Chief of Security position. Two of the three candidates were invited on  campus to meet with staff.   The Dean of Students Affairs candidate on the Albert A. Sheen Campus was selected.  Provost McKayle  will send an official announcement to the University community in the near future.  The search for the Director of the Center for Student Success and Honors Program was in progress.  A  candidate was selected; however, the candidate declined the offer.  A new search will be forthcoming.  The  Dean  of  Business  search  was  near  completion.    The  Committee  will  evaluate  and  compile  the  responses from the assessment forms. Thereafter, the Committee will provide a recommendation to  Provost McKayle and President Hall.  Mr. Charles “Ron” Meek was appointed as the new Human Resources Director as of May 5, 2014.  The search committee for the Dean of School of Nursing provided three recommendations to Provost  McKayle.  The Provost met with two of the three candidates via telephone.  A candidate will be selected  by the Fall 2014 semester.  Initiative Updates – Senator Hall  Several committees to the Board of Trustees began forwarding recommendations to the Board.  The Finance and Budget Committee will present the FY 2015 budget proposal to the Board at the June  meeting. President Hall asked Governor deJongh to maintain the University’s budget level from FY 2104,  which  was  confirmed.    The  Committee  also  began  discussion  on  the  Career  Advancement  policy;  however, due to time constraints, a special meeting will be scheduled to discuss further.  Thereafter, the  policy will be presented to the full Board, if available.  Tenure recommendations were forwarded to President Hall and Provost McKayle; however, President  Hall  and  Provost  McKayle  were  unable  to  discuss  those  recommendations  at  the  Senate  due  to  the  restriction of discussing personnel matters in a public forum.  The recommendations will be forwarded  to the full Board for consideration.  The regularly Key Performance Indicators (KPIs), risk management and Building and Grounds reports will  be shared with the full Board.  The  School  of  Medicine  gift  announcement  was  sent  to  the  University  community  and  public.  Representatives  from  the  Liaison  Committee  on  Medical  Education  (LCME)  met  with  management  to  move forward. The University must complete two tasks in the very near future, which are:  1. Hire an interim dean to lead the effort.  2. Complete and submit UVI’s application to LMCE.   An announcement will be forthcoming.  The Economic Impact Analysis draft report was received.  UVI’s administration reviewed the report and  provided recommendations, to include the medical school project, to the consultants to integrate into  the final report, which should be completed by the end of May.  The final document will be shared with  the University community.  As  of  the  week  of  May  5,  2014,  the  Hamilton  Lavity  Stoutt  Community  College  in  the  British  Virgin  Islands  signed  a  Memorandum  of  Understanding  (MOU)  with  the  University  of  the  Virgin  Islands.   Confirmations are pending from the governments of Anguilla, Grenada and Antigua.  The University will  follow‐up with St. Vincent and the Grenadines, St. Lucia, and St. Martin in the near future.  The Middle States Accreditation periodic review will commence at the end of Fall 2014.  The Institutional  Effectiveness  and  Assessment  Advisory  Board  (IEAAB)  will  develop  a  plan  for  the  affirmation  of  accreditation.  The Board will also develop a self‐study for the 2016‐2017 meeting and submit interest to  compete for the Baldrich Award for excellence in education.   Senator Koopmans indicated that the University now has access to the Strategic Planning Online (SPOL)  software  to  conduct  and  report  on  strategic  planning,  budgeting,  assessment  and  accreditation;  appropriate  accreditation  standards  will  be  uploaded.  Training  will  be  facilitated  by  the  Center  for  Excellence in Teaching and Learning (CETL).  Meeting was interrupted and room was evacuated due to a campus emergency, bomb threat.   Academic Updates – Senator McKayle‐Stolz  After successfully addressing the issues/recommendations indicated in the last accreditation report, the  School of Business reapplied for accreditation.  The School of Business is now accredited without any  recommendations.  The  School  of  Nursing  Bachelor  of  Science  degree  program  was  granted  accreditation  until  2019;  however, recommendations were made, which will be addressed accordingly.  As part of the Strategic Plan, the Master Teacher initiative plan was developed with representation from  all  schools  and  colleges.    The  initiative  was  renamed  to  the  Master  Instructor  Program.    The  group  developed standards, in which professional development, feedback from all stakeholders, pedagogical  and technology practices and other factors were integrated. The proposal was approved by the faculty  group.  Senator McKayle thanked the Committee members for their leadership.  The  School  of  Education  accreditation  status  is  pending  until  October  2014  to  allow  the  University  sufficient time to submit requested information.   Campus/Student Programs – Senator McKayle  New  upcoming  collaborative  programs  for  the  summer  include  the  Earth  program  with  Iowa  State  University.  Student interns from Iowa State University will travel to St. John each year, which they will  reside and work as part of the program.  As of Summer 2014, the program was opened to UVI students.  For  the  Spring  2014  semester,  UVI  had  one  student  participate  in  the  Washington  Center  program.   Overall, eight students applied and were accepted into the program.  Those students will travel to the  Washington  Center,  enroll  in  courses,  and  receive  relevant  University  credit(s)  towards  their  degree  program.  Each student will also receive a stipend.   Auburn  University  in  Alabama,  in  collaboration  with  the  University  of  the  Virgin  Islands,  were  the  process of developing a program to expose incoming freshmen to international experience on UVI St.  Thomas campus, prior to their first semester at Auburn.    In addition, there will be summer music campus with Professor Venzen during the summer.  Lastly,  the  Summer  Bridge,  Junior  University,  Math  Behind  the  Science,  Summer  Institute  for  Global  Leaders, Entrepreneurship Business Institute programs will take place during the summer.  Past and Upcoming Events – Senators Hall and McKayle  The College of Liberal Arts and Social Sciences held a reception for its graduates on May 15, 2014.    In addition, there was a candle light reception event on the Albert A. Sheen campus to recognize the  Class  of  2014  accomplishments,  which  was  led  by  the  Provost  office.    The  event  was  later  named,  Lighting the Pathways to Greatness.  President Hall challenged the Class of 2014 to pass on the tradition  to future classes.  The St. Thomas graduates also hosted a reception at the President’s guest house.   Senator Hall will meet with leaders on the St. Thomas campus to host a similar candle light reception  activity.    On May, 16, 014, the School of Nursing will host a pinning ceremony; the pinning ceremony began in the  early 1800s.  The Caribbean Writer upcoming edition is moving forward and will be published by early  Spring.  The student orientation will be replaced with the student convocation, which faculty on both campuses  will attend the respective events wearing their regalia.  UVINext Discussion – Senator Davies   UVINext was in rough draft.  Feedback from all constituent groups was due immediately; hence, faculty  agreed to submit a formal response to the President’s office by May 19, 2014.  The administration will  review and focus on specific areas and provide recommendations to the Executive Committee by the  first week in June. Thereafter, the final report will be presented to the full Board for consideration, if  available.  NEW BUSINESS  Election of New Chair and Co‐Chair  Chair Morgan term as the Chair will expire at the end of the Spring 2014 semester; hence, a new Chair  and Vice will be nominated.  Nominations were placed on the floor; however, some Senators declined  serving in such roles.  Senator Francis however, agreed to serve as Vice Chair when a Chair has been  selected. Chair Morgan will continue to serve as the Chair until a replacement has been selected.  Chair  Morgan will initiate an electronic nomination slate for Chair and Vice Chair.   Chair  Morgan  entertained  a  motion  to  adjourn  the  meeting  at  2:51pm.    The  motion  was  moved  by  Senator  Barry  and  seconded  by  Senator  Santiago‐Silver.    The  motion  carried  unanimously  and  was  approved.