USVI Public Records

Document text

UVI Senate Meeting Minutes  BUS 110 (STT) and EVC 807 (STX)  Friday, February 14, 2014    MEMBERS PRESENT  David Hall        Shirley Lake‐King    Nancy Morgan        Haldane Davies  Camille McKayle      Tina Koopmans  Maria Fleming        Dayle Barry  Frank Mills        Patricia Harkins‐Pierre    Raquel Santiago‐Silver       Cherie Wheatley  E. Aracelis Francis      Joshua Edwards          MEMBERS ABSENT/EXCUSED              Kevin Dixon        Leslyn Tonge                Dionne Jackson       Kimberlee Smith        Nicole Gibbs        Bernard Castillo    OTHERS PRESENT  Dannica Thomas     CALL TO ORDER  Chair Morgan called the meeting of the Senate to order at 1:15 pm Friday, February 14, 2014.   ROLL CALL  A quorum was established.   APPROVAL OF MINUTES FOR NOVEMBER 15, 2013 AND JANUARY 17, 2014  Chair Morgan entertained a motion to approve the minutes for November 15, 2013.  The motion was  moved by Senator Barry and seconded by Maria Fleming.  The motion carried unanimously and was  approved.  Chair  Morgan  entertained  a  motion  to  approve  the  minutes  for  January  17,  2014.    The  motion  was  moved by Senator Edwards and seconded by Senator Wheatley.  Senators Barry and Fleming abstained  from the vote.  REPORTS  Senior Army Reserve Officer Training Corps (SROTC) Program MOU ‐ Senator Hall    All Senators have received the Memorandum of Understanding (MOU) for the SROTC Progam via email.   Senator Hall presented the MOU to the Senate for information purposes as the draft will be sent to all  shared  governance  constituency  groups  in  the  upcoming  weeks.    The  MOU  will  be  between  the  University of Puerto Rico at Mayaguez, Sixth Brigade, Eastern Region, University of the Virgin Islands,  Virgin Islands National Guard and the Government of the Virgin Islands.  The SROTC Program will be at  the University of the Virgin Islands as a partnership school to the host school, University of Puerto Rico  at Mayaguez, Sixth Brigade, Eastern Region.  The program was established in the Fall 2004.  The goals of  the partnership is to provide a pool of commissioned officers for VING and the US Army by developing a  successful program that will commission 5 or more officers annually; to equip UVI students with the  discipline and leadership skills that would be beneficial to life and service in the US Virgin Islands and  other global communities; to assist in the changing of imbalance in the female to male student raito at  the University of the Virgin Islands; and to provide program graduates that may be assimiliated in the  community and provide leadership in both the public and private sectors.      There were some concerns highlighted in the agreement, to include the government financial support of  the  program.    The  government  involvement  is  substantial.  Currently,  all  faculty  for  the  program  are  contractors  from  the  US  Army  headquarters  in  Puerto  Rico;  they  are  not  UVI  staff/faculty,  which  is  subject to change. They are not eligible to receive UVI benefits; however, if this agreement is approved  by all appropriate bodies, they will receive UVI staff/faculty benefits.  If the government approves and  financially supports the program, a budget will be allocated accordingly.  If not, the University of the  Virgin Islands will continue to provide the contractors with staff/faculty status.  Senator Hall’s goal is to  present the MOU at the June Board of Trustees meeting upon feedback from the various constituency  groups.    Update on other MOUs ‐ Senator Davies    Senator Davies provided the status of two additional MOUs with the Government of Grenada, Carriacou,  and the Government of the UK, British Virgin Islands (BVI). UVI started with the BVI because a great  number of students are from the British Virgin Islands.  UVI met with the officials from the BVI; however,  the MOU is on hold because of one primary reason, in which the BVI will commit fifty students to attend  UVI annually in lieu of the UVI discount.  However, after further negotiation with the BVI government,  the number of students was reduced to forty students. It is noted that the BVI government offers 150  scholarships each year; hence, UVI is seeking forty of those scholarships anually.  Currently, the BVI has a  policy that supports students attending any university; however, that policy is currently being revised to  make UVI the primary institution of choice/preference for BVI students.  High school students will be  able to attend UVI directly after the completion of high school. The Inter‐Virgin Islands Council is co‐ chaired  by  both  governments,  BVI  and  USVI,  which  meets  on  a  regular  basis  to  ensure  functional  cooperation  exist  and  is  maintained  between  both  governments.    There  is  an  upcoming  meeting  on  March 20, 2014 in the BVI, in which UVI representation will be present.  BVI students will continue to  pay the higher fee until the agreement is approved.  Other details included in the agreement are faculty  exchange, shared research and consultancy between both territories.    The Government of Grenada, Carriacou, agreement was revised by former Vice Provost for Access and  Enrollment for UVI, Judith Edwin, and is being reviewed by the Attorney General’s office.  Hopefully, the  agreement will be brought to closure in the near future.  The President’s office is still awaiting feedback  from the Governments of Anguilla, St. Martin and Antigua and Barbuda.      Chair  Morgan  entertained  a  motion  to  adjust  the  agenda  to  allow  Senator  Davies  to  present  the  remainder of his reports to ensure that he makes his return flight to St. Thomas.  The motion was moved  by Senator Barry and seconded by Senator Harkins‐Pierre.  The motion carried unanimously and was  approved.    Professional & Promotional Policy ‐ Senator Hall    Senator Hall presented the framework for the Professional and Promotional Policy since a document  was  not  available  at  the  time  of  the  meeting.    The  policy  is  one  of  the  presidential  goals,  in  which  Cabinet  is  working  on.    Hopefully  by  the  end  of  the  month,  a  document  will  be  sent  to  all  shared  governance constituency groups to allow 45 days to review prior to moving forward, as required by the  bylaws.  The policy will focus on administrators and staff, and not faculty since the faculty policy manual  governs promotion and professional development for faculty. A few highlights of the policy, focus on  principles and how the principles will be imbedded into the institution.  Once an employee finishes their  probationary  period,  managers  will  work  with  staff  regularly  to  determine  their  career  direction  and  plan.  The  second  principle  indicates  that  in  order  for  that  to  be  possible,  professional  development  needs to be in place to gain experience and knowledge to grow into a higher role.  Also, those moving  up into higher levels and not being promoted to another position will also be included into the policy.   Leadership development wI'll be developed with the Institute for Leadership and Effectiveness, which is  the  third principle.   Leadership development will  focus on a leadership  model for the  University like  similarly done for external entities.    UVINext ‐ Senator Davies    The UVINext process is moving along and closure will be forthcoming. 89 percent of departments for  administrative services have completed their respective questionnaire. Those who haven’t responded  will be impacted like those who have.  Senator Santiago‐Silver indicated that those, 11 percent, who  haven’t submitted their questionnaires for administrative services will not be able to due to numerous  missed  deadlines.    Hence,  the  administrative  services  taskforce  will  no  longer  accept  outstanding  questionnaires.      Senator  McKayle‐Stolz  indicated  that  60  percent  of  the  questionnaires  for  academic  services  were  submitted.  The deadline was scheduled for Friday, February 14, 2014.  The academic services taskforce  is pushing to have more questionnaires completed by the deadline stated above.     Senator  Davies  urged  co‐chairs  to  gather  outstanding  questionnaires  prior  to  the  deadline.    Once  completed, the consultant's final report will be presented to the shared governance constituency groups  for feedback.    Legislative Bills: Dual Credit and Credit for Prior Learning ‐ Senator McKayle‐Stolz    There are many things happening in the P‐16 collaborative initiative, to include two legislative bills that  were  passed,  Dual  Credit  and  Credit  for  Prior  Learning.    UVI  has  a  committee  working  together  to  develop a MOU to govern the dual credit roll out for UVI, school districts and private schools.  Hopefully,  in Fall 2014, students will be able to sign up for the Dual Credit program in Spring 2015.      UVI is not the first institution adopting the Credit for Prior Learning legislative bill.  Students will present  portfolios and an approving entity will determine their eligibility and/or exemption status, if applicable.   These bills have the potential to increase enrollment and do other great things for UVI.      Man‐Up ‐ Senator Davies    Senator  Davies  thanked  everyone  on  both  campuses  for  making  the  4th  annual  Man‐Up  conference  possible.    It  was  a  very  good  conference  with  two  dynamic  speakers,  Baruti  Kafele  and  Jonathan  Sprinkles.  This year, the logistics for the events were better planned, in which students were fed within  15 minutes, and the DJ spinoff was well received on both campuses.  The DJ spinoff will be integrated  into future Man‐Up conferences during lunch time. The conference will be moved from the first week in  February to the second week.  UVI will speak with the Department of Education to determine the best  end  time  for  the  conference  for  all  schools,  speakers  and  others  who  participate.    An  endowed  scholarship fund was created for the event, in which two scholarships in the amount of $1,500 were  awarded at this year's conference  to deserving males that applied and were accepted into UVI.  The  goal is to increase the number of scholarships disbursed at the Man‐Up conference.  For next year’s  Man‐Up  conference,  Mr.  Tyler  Perry  and  General  Collin  Powell  were  identified  as  potential  guest  speakers.      Chair Morgan, who attended the program, felt that it was very successful.  As a suggestion for future  programs, she asked that perhaps there could be more widespread discussions of topics to allow for  greater participation in the community for follow‐up activities.  Senator Davies indicated that topics are  made available, but would look into options for expansion.    Senator Hall thanked Senator Davies for his leadership on the Man‐Up conference initiative.      Building Renovations and Grand openings ‐ Senator Hall    The  University  is  continuously  trying  to  improve  the  quality  of  facilities  on  both  campuses.    On  Wednesday, February 12, 2014, the opening of the commuter lounge in the Sports and Fitness Center  on St. Thomas took place. Senator Hall thanked Ms. Doris Battiste and her team for their leadership on  this project.      There  was  also  the  official  opening  for  the  Caribbean  Cultural  Center  and  Center  for  Spirituality  and  Professionalism on the Albert A. Sheen campus on Friday, February 14, 2014. The space was formerly  utilized by the RT Park main office.  The space is very inviting and staff was encouraged to visit the  space.  The space was developed in memory of the late Professor, Gene Emmanuel. On February 27,  2014, the opening of the newly renovated College of Liberal Arts and Social Sciences building will take  place. The grand opening for the radio station studio, Human Resources office, and music classroom on  the Albert A. Sheen campus will be forthcoming.  Senator Hall indicated that Ms. Koopmans is doing a  great job upgrading the furniture and equipment in selected classrooms.  More renovated spaces will be  coming online in Summer 2014.    Congratulatory Announcements ‐ Senator Hall    The  University  of  the  Virgin  Islands  is  among  15  Historically  Black  Colleges  and  Universities  (HBCUs)  chosen to participate in a new, multi‐year collaboration of institutions designed to bolster innovation,  commercialization and entrepreneurship efforts on their respective campuses. Dr. Faley will lead the  team  with  Dr.  Wayne  Archibald,  Dr.  Stanley  Latesky,  and  graduate  student  Howard  Forbes,  who  is  studying marine and environmental sciences.  The pre‐conference symposium will be hosted jointly by  the APLU, the National Collegiate Inventors and Innovators Alliance, the United Negro College Fund, and  the United States Patent and Trademark Office.    Mr. Kevin Dixon applied and was chosen as one of the first White House All Stars. Drs. Hall and McKayle  wrote  recommendation  letters  on  Mr.  Dixon's  behalf.  Senator  Hall  stated  that  Mr.  Dixon  is  an  outstanding representation of UVI.    Chair Morgan suggested that all senators send congratulatory notes to Mr. Kevin Dixon.  Chair Morgan  also offered congratulatory remarks on behalf of the Senate.      OLD BUSINESS  iPad Policy ‐ Senators Castillo/Wheatley/Francis    Senator Koopmans inquired about the iPad use policy.  Chair Morgan indicated that the policy was in  draft form and will be presented to the full Senate when finalized.   The  policy  was  not  ready  to  be  discussed;  hence,  Senators  Wheatley,  Francis  and  Castillo  asked  the  Senate to table the policy presentation and discussion.  Chair Morgan entertained a motion to table the  iPad policy.  The motion was moved by Senator Barry and seconded by Senator Francis.  The motion  carried  unanimously  and  was  approved.    Senator  Hall  indicated  that  the  staff  of  the  Office  of  the  President  will  attempt  to  locate  the  iPads  previously  distributed  to  former  and  existing  Senators  to  redistribute accordingly. Senator Koopmans confirmed that relevant apps will work on all generations of  the iPad, to include the first generation.  The first generation, however, lacks a camera.  Lastly, Senator Barry was trained as the Senate’s website contributor.  He will be responsible for posting  relevant senate information, to include agenda and minutes.  NEXT MEETING  The next Senate meeting will take place on Friday, March 14, 2014.   ADJOURNMENT  Chair Morgan entertained a motion to adjourn the meeting.  Senator Barry moved the motion and it was  seconded  by  Senator  Edwards.    The  motion  carried  unanimously  and  was  approved.    Chair  Morgan  adjourned the meeting at 1:48pm.