USVI Public Records

Document text

UVI Infrastructure DRAFT    UVI Infrastructure  Report to the UVI Foundation Board      October 27, 2008  University of the Virgin Islands  Tina M. Koopmans  UVI Infrastructure  FUVI Report, October 27, 2008  The Challenge  From August of 2005 to February of 2006, several evaluations of the networking  infrastructure at the University of the Virgin Islands were undertaken.  These  revealed a number of deficiencies.  1. There was no obvious design of the network.  The  infrastructure was built in a piecemeal fashion  without sufficient time for planning.  This is  not uncommon as the technology changed  quickly and there were many disparate  needs.  2. The network was unsecured.  The UVI  network was an unsecured custom  configured, complex 10/100 megabit  network.  Additionally, it was configured  outside of industry networking standards  and best practices.   3. There was little or no redundancy in  systems.  This was especially true in the  major network components and the single  point of failure created by a single CISCO  router that was running at 90% capacity and the inter‐island microwave.1  4. There was no network documentation.  There was a lack of clear guidelines for  server installation, routing design or maintenance schedules.  In addition, network  operations was highly reliant on shell scripts (files containing executable  commands) that were undocumented. 2   5. The network equipment was aging.  6. Internet capacity was extremely low.    The Solution  In March of 2006, the University of the Virgin Islands Foundation (FUVI) approved  $919,627 as part of Project Leap Frog for the redesign and implementation of the  networking infrastructure for the entire University.  This included a three phase plan:    1. Phase 1: The replacement of network electronics ($299,460)  1 It was the lack of redundancy and maintenance on the inter‐island microwave that led to the  network problems experienced September 2007 and the traffic was a factor in the router problem  that occurred in October of 2007.  2 The lack of documentation, especially on the mail routing and user creation systems caused the  UVI student email system to be replaced with Google mail.  New users could not be added after  November of 2007 and the system became inoperable in May of 2008 when new mail systems were  installed. UVI Infrastructure  FUVI Report, October 27, 2008  2. Phase 2: The implementation of appropriate security measures and improvement  of network services ($320,167)  3. Phase 3: The implementation of redundancy and increased capacity of the systems  ($300,000)  In addition, the University used Title III and operational allocations, EPSCoR funding and  University plant funds to:  1. Redesign the network ($20,000).  2. Replace aging server infrastructure ($145,320).  3. Redesign the active directory/LDAP implementation ($98,144).  4. Perform necessary remediation to sustain existing systems ($144,800).  The Status  As of September 2008, the UVI network has been securely rebuilt in accordance with  industry network standards and best practices. Documentation has been compiled for all  upgrades or modifications made.     To date, the following projects have been completed successfully:  1. Layer 2 switching upgrade from 10/100 megabit to 1000 gigabit. The upgrade has  allowed for better and faster data transmission throughout the network.  2. Redundant firewalls were installed on both campuses to protect University  systems from outside intruders.3  3. New mail gateways were installed to deliver and handle mail in an industry  standard way.4  4. Student email was moved to Google mail and is accessible via  http://www.google.com/a/myuvi.net.  5. Web filtering proxy appliances were installed to protect the open ports on the  firewall.  6. Domain  Name  Services  were  re‐implemented  according  to  industry  standards.  This  service  now  resides  on  seven  different  servers,  providing  recommended  redundancy.5   7. Disparate LDAP systems were replaced by a single redundant system to better  manage our users, improve security and allow the use of the Banner database as  3 This eliminated frequent virus and outside user attacks on the UVI network. 4 This eliminated the use of the UVI mail server as a resend point for Internet spam.  The UVI email  system had an “untrusted rating”, preventing UVI mail from being accepted by some institutions.   This rating has now improved to “trusted”. 5 The legacy DNS system failed in April of 2008.  The re‐implementation and redundancy prevents  such an event from re‐occurring.  There are now a total of seven DNS servers, five of which are AD  and internal DNS servers while two are external DNS servers. UVI Infrastructure  FUVI Report, October 27, 2008  the single source of information for users across the network.  Seven redundant  Domain and Active Directory servers have been installed and the Active Directory  database cleaned up, modified, and documented in accordance with Microsoft best  practices.6  8. A  Virtual  Private  Network  (VPN)  solution  has  been  implemented  to  facilitate  access to University systems via an at home Internet connection of at least DSL  speeds or greater.7    9. The DHCP system has been re‐implemented using industry standard technology.  10. An  enterprise  tape  backup  system  (IBM’s  Tivoli)  has  been  installed  and  is  now  backing  up  mission  critical  data  to  tape  each  night.    Non‐critical  servers  are  backed up weekly.  11. Storage Area Network (SAN) devices were installed to provide additional storage  space for Banner, Exchange, EPSCoR and Blackboard.  12. Network  monitoring  tools  have  been  installed.  These  systems  detect  problems  with  network  switches,  allowing  for  repair  or  replacement  before  they  become  apparent to users.  13. Failover capabilities have been engineered for Blackboard.8  14. The Exchange servers were re‐engineered according to industry standards.  15. Documentation was created for all new and existing network components:  a. Newly installed server configuration documentation includes server names,  network connectivity, role specific, operating system and hardware  configuration information.  b. Troubleshooting documentation on how to troubleshoot specific problems  with newly installed UVI network appliances.  c. Active Directory documentation provides detailed documentation on how  Active Directory, Domain name server (DNS), and Dynamic Host  Configuration (DHCP) Protocol are set up.  d. Exchange Mail Services documentation including how Exchange is  configured and how mail is routed internally.  e. Network Security documentation on how the UVI network is secured.   f. Layer 2 Gigabit switching documentation including documentation on  switches and configurations for all UVI switches.  16. Training and certification was achieved by the networking staff.  a. Burt Chesterfield – Red Hat Linux Essentials RH033.  b. Cecil Stanfield – Microsoft Windows Server 2003 System Administrator,  Cisco Certified Network Professional, Cisco Certified Design Professional,  and Hewlett Packard ASE Proliant Servers 2007.  c. Mark Bough – Microsoft Windows Server 2003 System Administrator and  Cisco Certified Network Administrator  d. Kelly Harrigan ‐ Cisco ASA firewall, Ironport, and Active Directory   6 The single LDAP system is secure and will allow UVI to implement a single‐sign‐on solution. 7 This replaced the failing modem pool. 8 This will eliminate Blackboard server downtime, as experienced during the Fall 2007 semester. UVI Infrastructure  FUVI Report, October 27, 2008  The Next Steps  There are several tasks that need to be accomplished to complete phase 3:  Completion of legacy issues:  1. GFI scanning (spam filtering) needs to be eliminated from   the Exchange servers.   2. Internet usage tracking software needs to be implemented.  3. New file servers need to be implemented to replace the X drive9, the current enterprise  storage space available to the UVI community.  4. The acceptable use policy, currently in draft format, needs to be adopted.  5. Implementation of new web servers with possible off‐campus hosting.  6. Completion of network management implementation, including the installation of call out  alarms and server monitoring alarms.  7. Remediation of F5 load balancers10 allowing them to properly manage web application  traffic.   8. Implementation of enterprise print servers, eliminating the deployment of small LaserJet  printers throughout individual offices.  9. Port assessment to validate network traffic/routing.  10. Adoption of an infrastructure maintenance policy.   11.  Migration of Self‐Service Banner (Banweb) to Linux servers, one on St. Thomas and one  on St. Croix.  12. Implementation of single‐sign‐on, providing users’ one login to all authorized  applications.  13. Completion of Banner failover using Dataguard.  14. Training for staff.  Redundancy Implementation (Phase 3)  1. Training for staff.  2. Design and implementation of campus wireless systems.11  3. Enhancement of physical security of networking closets.  4. Additional fiber runs.  5. Increase of commodity Internet available to the St. Thomas Campus.12  6. Replacement of the inter‐island microwave; delivery of Internet2 to the St. Thomas  Campus.13  9 The X drive has been unmaintained and is now out of disk space.  Old unused files need to be  eliminated. 10 The F5s caused a network outage in August of 2008.  Although the problem was remediated, it  uncovered that local changes had been made in the configuration that were not documented and  did not allow the failover of these devices to work properly.  This is scheduled to be remediated in  December of 2008. 11 Wireless access in the dorms is scheduled to be implemented in January of 2009.  The wireless  implementation as a whole is scheduled to begin in January 2009. 12 Necessary to eliminate slow Internet response times. UVI Infrastructure  FUVI Report, October 27, 2008  7. Implementation of mail bagging, providing a storage space for mail during disruptions to  campus Internet or email services.  8. Implementation of failover capabilities among Internet providers.  9. Locate an EXCHANGE server on St. Croix for added redundancy.  10. Planning and implementation of a remote data center. 11. Development of a cyber‐infrastructure strategic plan  13 This is being done in conjunction with the UVI RTPark and EPSCoR. UVI Infrastructure DRAFT  FUVI Report, October 27, 2008  UVI Infrastructure      FUVI Report, October 27, 2008