USVI Public Records

Document text

ITS NEWSLETTER VOL 9, ISSUE 2/3 UVI Library Director Receives Regional Honor UVI Library Director Receives Regional Honor ACURIL is highly honored to present Mrs. Judith Vanterpool Rogers as   Caribbean InformaƟon Professional of the Year 2014.    Judith  V.  Rogers,  director  of  libraries  for  the  University  of  the  Virgin  Islands,  has  been  named  the  Caribbean  InformaƟon  Professional  of  the  Year  2014  by  the   AssociaƟon of Caribbean University, Research and InsƟtuƟonal Libraries.    In its awards announcement, ACURIL said Rogers was selected as a professional who  made  an  outstanding  naƟonal  or  regional  contribuƟon  in  the  informaƟon  field,  demonstraƟng  excellence  in  performance,  leadership,  research,  publicaƟon  or  a  combinaƟon  of  these  elements.  She  also  demonstrated  the  ability  to  share  that  knowledge, according to the announcement from UVI.    ACURIL  membership  includes  insƟtuƟon  as  well  as  individuals  throughout  the  Caribbean  and  in  countries   bordering the Caribbean and Gulf of Mexico.    “To be recognized is really an honor,” said Rogers, who has been a member of ACURIL since 2002. “It’s just such  a great thing coming from the professionals within ACURIL. This is a very established organizaƟon with many,  many excellent professionals involved who do significant work.”    She said ACURIL includes about 300 insƟtuƟonal and individual members.  UVI Chief InformaƟon Officer Tina Koopmans lauded Rogers’ selecƟon for the honor, saying she “demonstrates  the highest level of professionalism in librarianship.”    “The university is a beƩer place” because of Rogers’ work, Koopmans said, adding that Rogers has led iniƟaƟves  to  assess  the  performance  of  the  libraries,  been  a  leader  in  the  Historically  Black  Colleges  and  UniversiƟes   Library Alliance, and was a leader on a grant from the InsƟtute of Library and Museum Services to provide   master‐degree level training for librarians through the territory.    Rogers  will  receive  her  award,  along  with  other  ACURIL  2014  honorees,  at  the  associaƟon’s  44th  annual   conference set for Sunday through Thursday in Nassau, Bahamas.  More than 300 librarians, archivists, curators,  museologists, documentalists, professors, researchers, educators, students, and members of the informaƟon  technology and knowledge management consƟtuents from the Caribbean and LaƟn America, Canada and the  U.S., and from as far away as South Africa, are expected to aƩend.  ConƟnued on page 2 Tablet of Contents on page 2 NEWS: DÊóĽʃ— UVI’ݠěó ƒÖÖ, UVI Mʐ®½›, ¥ÙÊà㫛 GÊʦ½› P½ƒù ƒÄ— AÖÖ½› SãÊٛݠNÊó!  2 According to ACURIL, Rogers has been involved with the Digital Library of the Caribbean project since 2004, as  founding member of the project and co‐director for implementaƟon and promoƟon. She assisted with develop‐ ment  of  the  iniƟal  grant  proposal  and  has  conƟnued  collaboraƟon  for  creaƟng  a  newspaper  archive  for  the   region. The project is marking its 10th anniversary this year.    Rogers is also a member of the advisory council of the Virgin Islands Caribbean Cultural Center.    In 2006, UVI’s library on St. Croix was selected as an insƟtuƟonal member of ACURIL’s execuƟve council and   Rogers served as the academic libraries representaƟve on the council unƟl 2009. She also chairs the ACURIL   Special Interest Group on InformaƟon Technologies, for which she has conƟnuously coordinated and presented a  variety of topics in ACURIL’s annual conference.    Rogers’ career in libraries at UVI began in the 1970s, when she worked as a student assistant in the library while  enrolled  in  a  secretarial  program  at  the  then  College  of  the  Virgin  Islands.  She  graduated  with  a  bachelor’s   degree in psychology from Augusta College in Georgia, and earned a master's degree in library and informaƟon  science degree from the University of South Carolina in 1991.    Rogers  served  as  UVI’s  St.  Croix  campus  librarian  from  1994‐2005,  was  manager  of  Learning  Resources  and   Faculty Technology Services on St. Croix from 2005‐2012, and was named UVI’s director of libraries and infor‐ maƟon technology in 2013. In this posiƟon, she provides oversight for library staff and operaƟons of the two  campus libraries, and plans and implements projects to achieve strategic objecƟves.    Details  on  the  ACURIL  and  its  upcoming  annual  meeƟng  are  available  from  the  organizaƟons  website  at   hƩp://acuril.uprrp.edu.    Source: hƩp://sƩhomassource.com/content/news/local‐news/2014/06/07/uvi‐librarian‐receives‐regional‐honor The Academic Center was busy this spring semester, six classes were video‐conferenced for a total of six St. John  students.      The  classes  included:    CommunicaƟon  Theory  (COM  360),  Computer‐Mediated  CommunicaƟon   (COM 230), World Literature I (ENG 261), Counseling & Psychotherapy (PSY 540, Entrepreneurship (BUS 536),  and Caribbean History (HIS 341).  Our student in the Caribbean History class was a senior ciƟzen, the rest were  either undergraduate or graduate students.    The  Center  had  the  first  “live”  class  on  St.  John  this   semester  as  well.    Beginner  Yoga  (PED  265)  class  was  held  on  Mondays  and  Wednesday  evenings  at  the   St. John Academic Center, led by Ashley Till, our in‐house  yoga instructor/librarian.  Six students, all senior ciƟzens,  aƩended this class and it will be offered again in the Fall.    UVI Library Director Regional Recognition cont’d UVI Library Director Regional Recognition cont’d St. John Academic Center News 2014Caribbean Info Professional…...1-2 UVI Digital Collections…………...….3 Institutional Research & Planning…….4 Calling all Students for STFC…...……5 2014 National Library Week…...……..7 Portal Corner………………………….8 FormFusion…………………………...9 Argos Update…………………………9 Employee Recognition………………11 WOW Winners………………………12 STJAC News………………………….2 LibGuides……………………………..3 Helpdesk User Portal………….………5 New Telephone System on STX……...6 CETL News..………………………….8 Travel and Expense Management…….9 Student Email Change………………...9 SAILS………………………………..10 New Staff…………………………….11 ITS Fitness Launch…………………..12 In this Issue  3 The Digital Library of the Caribbean (dLOC) is a regional collaboraƟve project that capitalizes on shared technological experƟse, shared  resources, and common digital library standards to enhance research resources for Caribbean area studies. UVI’s digital library project  in 2000 was the model for dLOC, which was founded in 2004. This year UVI libraries are taking the dLOC plaƞorm to the next level for  UVI collecƟons with two projects.    The  first  project  is  the  Electronic  Theses  Pilot  (ETP)  to  digiƟze  UVI  students’  masters  theses.  There  are  challenges  associated  with   maintaining the print theses collecƟon housed in the UVI Libraries. Many researchers are unaware of the wealth of Caribbean, and   parƟcularly the U.S. Virgin Islands informaƟon found in these resources. Lastly, graduate students are unaware of the impact of their  works being considered as scholarly research. The ETP will preserve and archive graduate students’ scholarly research and provide   added exposure for graduate students’ research by making it more widely available to the wider academic community.  The ETP began  in Spring 2014 in partnership with the UVI Graduate Council and with volunteer graduate students submiƫng their thesis electronically.  The interface for ETP is made possible through local installaƟon of dLOC soŌware, SobekCM located at: hƩp://uvidl.uvi.edu. Watch for  its development.    The second project is the major highlight or “cosmeƟc makeover” of our dLOC‐UVI partner webpage.  Our current webpage was func‐ Ɵonal but had not been updated since 2004.   With the new soŌware updates, we are able to create and upload our new 2014 look.  In  addiƟon, our items in dLOC are now organized as “collecƟons” rather than all items together.  The “Digital Library of the Caribbean”  link was added to our main UVI Library Website rather than the Special collecƟons sub‐page Ɵtled “Virgin Islands Digital CollecƟon.     Workshops presented by Mark Sullivan, University of Florida Digital Library, on January 20‐22, facilitated these iniƟaƟves. Outreach  included Friends of the Sprauve Library Annual MeeƟng, and representaƟves from VIDOE Cultural EducaƟon department.  The audience  was excited to learn about the project, impressed with the technology and very interested in geƫng involved.      The UVI‐dLOC team has librarian representaƟves on St. John, St. Croix, and St. Thomas UVI libraries, facilitaƟng content contribuƟon  from each campus and island.  Our goals are to idenƟfy the prioriƟes for materials to scan, provide technical training for digital library  development,  hardware  and  soŌware  technological  trouble  shooƟng,  and  outreach  to  the  Virgin  Islands  community  about  dLOC.    Training  and  promoƟon  for  use  of  the  dLOC  Bookshelf  feature,  made  up  of  all  of  our  most  frequently‐requested  informaƟon  by   students, is also a key accomplishment. On the technical side, we are standardizing metadata and migraƟng dLOC data from our old  server onto the dLOC server. Both will achieve a major change in the results seen by viewers.  Future project plans include updaƟng our  library catalogue links with the new dLOC items, providing easy to understand copyright informaƟon on our items and an online exhibit  highlighƟng “Outstanding Virgin Islanders.”  Librarians are taking on the challenge of educaƟng users to the extent and variety of informaƟon  resources. LibGuides is the latest tool in the arsenal at UVI!  Introduced in 2013, up to this point,  these electronic resource centers (library pathfinders) have been geared towards academic support  and library content. EducaƟon and Early Childhood EducaƟon guides were released most recently  along those lines.  However, some more LibGuides have ventured into new territory.  UVI Faculty  Research and PublicaƟons, Electronic Theses Pilot Guide, and ‘News Bytes’ from UVI Libraries were  each developed to reach broader target audiences.    The School of EducaƟon now has direct access to web‐based support through two Libguides—EducaƟon and Early Childhood Educa‐ Ɵon—courtesy of the liaison librarian to that area: Mrs. Wenda Stephenson. UVI Faculty Research and PublicaƟons exists to highlight  the scholarly works and acƟvity of our faculty.  Graduate students’ work will soon be electronically archived, so the Electronic Theses  Pilot Guide was created as an informaƟonal tool to support this acƟvity.  Finally, ‘News Bytes’ serves to inform the UVI community of  special events, acƟviƟes and announcements in and about our libraries.  But wait… there’s more!  Two new LibGuides will be released in the near future, so look out for announcements about a Business   AdministraƟon guide, as well as one for Career Planning/Post‐Graduate Resources.  UVI Libraries will conƟnue to build LibGuides as  resources to reach our users at their point of need.   UVI Digital Collections: eTheses and dLOC UVI Digital Collections: eTheses and dLOC LibGuides – New Face of Library Pathfinders 4 Thus  far,  for  the  2013‐2014  AY  ‐  InsƟtuƟonal  Research  &  Planning  completed  the  annual  2013‐2014    Integrated  Postsecondary   EducaƟon Data System (IPEDS), Middle States InsƟtuƟonal Profile, the Open Doors InternaƟonal Student Census, the Survey of Gradu‐ ate  Students  in  Science/Engineering,  including  the  NSF  2013  Survey  of  Science  and  Engineering  Research  FaciliƟes,  the  ACT‐IDQ,   ConsorƟum  for  Student  RetenƟon  Data  Exchange  (CSRDE),  College  Board  Annual  Survey  of  Colleges  2014,  the  Petersons  Interim   Expense Update for UG InsƟtuƟons 2013‐14, and the Peterson's 2013‐14 Annual Survey of Undergraduates.  Other projects on the plate ‐ IRP is working on insƟtuƟonal dashboards in collaboraƟon with EDUS personnel; currently developing a  data dicƟonary for Banner; Laurie Blake is the System Administrator for SPOL and will provide technical support. Training sessions were  conducted for the Planning, Budget, and Assessment modules.  The 2014 Noel‐Levitz Student SaƟsfacƟon Inventory Survey was administered online March 17–April 16 with a 23% return rate. IRP dis‐ tributed handbills, posted flyers around campus adverƟsing the survey. Students who completed the survey had their names entered in  a drawing for a chance to win a $25 K‐Mart or iTunes giŌ card. There were five winners on each campus. The report will be available on  myCampus hopefully by the beginning of the new AY.  The  next  scheduled  survey  is  the  CooperaƟve  InsƟtuƟonal  Research  Program  (CIRP)  Freshman  Survey.  This  survey  is  administered   bi‐annually during the week of orientaƟon on both campuses to incoming first year students (first‐Ɵme, full‐Ɵme freshmen, part‐Ɵme  and transfers) The survey will examine established behaviors in high school, academic readiness, admissions decisions, interacƟons  with peers and faculty, just to name a few. It is a voluntary survey and as all the surveys that we administered via class rooms, it is  “confidenƟal”. Feel free to view reports for 2012, 2000 through 2004 on the myCampus portal on the CommuniƟes under InsƟtuƟonal  Research.  The next important survey in preparaƟon for UVI’s accreditaƟon is the 2015 NaƟonal Survey of Student Engagement (NSSE), which will  be administered spring of 2015. RegistraƟon deadline is September 25, 2014.  InsƟtuƟonal Research & Planning Merges With InformaƟon & Technology Services As of October 1, 2013, InsƟtuƟonal Research & Planning (IRP) merged with InformaƟon & Technology Services.  The IRP office has  moved from the AdministraƟve and Conference Center to the Ralph Paiewonsky Library on the St. Thomas campus.   IRP has a new addiƟon to our staff, Sharice Richardson, Programmer Analyst II, effecƟve October 2013 and a change in status for Laurie  Blake’s as ‐ Program Coordinator.  IRP  is  sƟll  an  essenƟal  component  of  the  university  providing  data  internally  in  support  of  data‐driven  decision  making.  IRP  will   conƟnue to collect, organize, analyze, distribute and present data for planning, decision‐making and policy formulaƟon to support the  University's mission. IRP will conƟnue to provide insƟtuƟonal data for the tri‐annual meeƟngs of the Board of Trustees through the Key  Performance Indicators ‐ KPIs, external consƟtuents, including federal agencies, our accrediƟng body, local government and the public  In addiƟon, IRP conƟnues to provide external data by compleƟng mandated federal and accrediƟng body reports as well as providing  data for our stakeholders in standard and ad hoc reports. IRP reports annually to the Integrated Postsecondary EducaƟon Data System  (IPEDS) and Middle States Commission on Higher EducaƟon; administer naƟonal surveys bi‐annually such as CooperaƟve InsƟtuƟonal  Research Program Freshman Survey (CIRP) and the NaƟonal Survey of Student Engagement (NSSE) ‐ data collected from this survey is a  criƟcal acƟvity for accreditaƟon. IRP also parƟcipates in the Peterson's Annual Survey of Undergraduates, US News Main Survey and the  Annual Survey of Colleges (College Board) among others.  What’s Up with Institutional Research & Planning? What’s Up with Institutional Research & Planning? ITS installed a New UninterrupƟble Power Supply (UPS) on St. Thomas. A UPS provides emergency power to electronic equipment  when the input power source, typically the uƟlity mains, fails. It provides instantaneous protecƟon from input power interrupƟons by  means of several very large baƩeries. The newly installed Eaton UPS is customizable, ensures data and system integrity through its  power management soŌware, and delivers maximum power density in an energy efficient design.   The Eaton UPS baƩery backup is  designed for up to twenty four hours and is rated for protecƟng data centers. St. Thomas servers, telephone system, rouƟng and  switching equipment located in the Penha data center will be connected to the Eaton UPS.   5 Spiceworks, UVI ITS’ new Helpdesk applicaƟon, is an open‐source IT management soŌware. Spiceworks also operates as a   Facebook‐like community based applicaƟon for IT professionals and provides ITS with a complete network management &  monitoring, helpdesk, PC inventory & soŌware reporƟng soluƟon.    Tina Koopmans, CIO, says “We use the helpdesk feature in the free soŌware to manage all of our helpdesk Ɵckets as well as  maintain a wealth of informaƟon about our network that can be retrieved in seconds. Spiceworks allows us to easily manage  our network and perform tasks in seconds that used to take hours or days.”    ITS technicians can view Ɵckets, access wireless network monitoring, and manage inventory with the Spiceworks mobile app.  UVI students, staff and faculty can now submit Ɵckets via email and the myCampus portal by clicking on the Spiceworks icon  in  Staff,  Faculty  and  Students  Launchpads.  The  web  based  postal  is  integrated  with  UVI’s  AcƟve  Directory  and  single   sign‐on service making use of the portal very easy for users.  See Helpdesk User Portal image below.                          InformaƟon  and  Technology  Services  (ITS)  conƟnues  to  improve  the  student  learning  environments  in  conjuncƟon  with   students to meet their technology needs. Funds from the Technology Fee enables ITS to purchase replacement computers for  computer labs, add an addiƟonal videoconference rooms, and wireless access points on both campuses.   The  Technology  Fee  also  funds  two  (2)  IT  Tech  staff  posiƟons  on  both  campuses,  and  addiƟonal  improvements  to  the   University’s learning environments and network.    Although the Student Technology Fee CommiƩee met a few Ɵmes last fiscal year there was a lack of parƟcipaƟon from the  students that were part of the commiƩee. InformaƟon & Technology Services plans on reconvening the Student Technology  Fee CommiƩee during fall semester of fiscal year 2014.  Hence, students are urged to join forces with ITS to maintain the   library and technology standards of the 21st century.  Be part of a great CommiƩee that invest in students experience and  future.  If you are interested, please send an email to sƞc@myuvi.net with your name and contact informaƟon.  Helpdesk User Portal - Spiceworks Calling Students for the Student Tech Fee Committee 6 The telephone system on the St. Croix campus was upgraded this past semester. The new telephone system installed is  called  the  Avaya  Aura  CommunicaƟon  Manager.  The  Avaya  Aura  CommunicaƟons  Manager  has  the  following  key   benefits and features:     Advanced mobility features such Extension to Cellular, Personal StaƟon Access and Au‐ tomaƟc Customer Telephone Rearrangement.   Centralized  voicemail  and  aƩendant  operaƟons  on  St.  Croix  with  built‐in  messaging  features and full capability for messaging integraƟon with voice, fax and e‐mail.     Built‐in features like Meet Me Conferencing (up to six parƟes) with the ability to grow  by upgrading licenses to the opƟonal Expanded Meet Me Conferencing (up to 300).   Support for SIP, H.323 and many industry‐standard communicaƟons protocols over a  variety of different networks.   ConnecƟvity to a wide range of analog, digital, and IP‐based phones.   Quality of Service features that enable reliability and enhanced funcƟonality on con‐ verged IP networks which to assure users receive the same feature delivery over IP as  when using circuit switched technologies.   Intelligent Networking, Security and Privacy features along with Integrated Management that is easy for ITS to use  and configure.    New digital phones are now also offered.     ITS has outsourced all TelecommunicaƟons work on both campuses to a telecom vendor.  Per an approval several years  ago by the University President and cabinet members, telecom fees are applicable.  These fees are vendor pass‐through  charges.  The  vendor  is  on  site  once  a  week;  every  Wednesday  on  the  St.  Croix  campus  and  every  Thursday  on  the   St. Thomas campus.  All applicable fees must be approved by the department head and are payable to ITS via an inter‐ office department requisiƟon, aƩenƟon Marilyn Henderson. The work is scheduled upon receipt of a signed inter‐office  department requisiƟon.  For more informaƟon, please contact Ms. Marilyn Henderson at mhender@uvi.edu.    IBM SPSS StaƟsƟcs is an integrated family of products that addresses the enƟre analyƟcal process, from planning to data  collecƟon to analysis, reporƟng and deployment. With more than a dozen fully integrated modules to choose from,   users can find the specialized capabiliƟes to conduct research and make beƩer decisions. SPSS StaƟsƟcs is loaded with  powerful analyƟc techniques and Ɵme‐saving features to help users quickly and easily find new insights in their data to  make more accurate predicƟons and achieve beƩer outcomes for the University.  Users can take SPSS StaƟsƟcs charts and tables with them, wherever they go to make decisions anyƟme, anywhere.   Users can  view output on the following plaƞorms and devices without a dedicated SmartReader or other applicaƟon:   Windows, Mac and Linux desktop environments   iPod, iPhone and iPad   Android phones and tablets (versions 2.1 and above)   Windows 8 devices  New Telephone System on St. Croix IBM SPSS Statistics Site License for UVI 7 This year, NLW was held April 13 – 17 with the theme, “Lives change @ your library.”  The celebraƟon included: an online quiz that  gave students the opportunity to test their library knowledge, the tradiƟonal Essay contest, door prizes, staff appreciaƟon treats,and  faculty & student presentaƟons.  Over twenty students submiƩed a 300‐400 word essay related to our NLW 2014 theme. The essay contest winners were  chosen  by  a  selecƟon  commiƩee  comprised  of  UVI  Faculty.    Judged  as  winning  essayists  were:    Candace  Mootoo, Jane’l Francis and Lorne Joseph.       The UVI Faculty Authors event was the highlight held on Wednesday, April 16th. This spirited acƟvity allowed UVI faculty to share  excerpts from their literary works.  Several of the parƟcipants were excited to find a venue for sharing their works.  The parƟcipants  on the St. Thomas Campus were Dr. Doug Larche, Professor Brianna J. Grantham, Dr. Rosalyn Rossignol, and Dr. Patricia Harkins‐ Pierre.  The parƟcipants on the Albert Sheen Campus included Dr. Valerie Combie, Edgar Lake, Dr. Gillian Royes, Dr. David Gould. The  Albert  Sheen  Campus  had  added  features  from  ENG100  students  who  presented  their  annual  poetry  slam  under  direcƟon  of   Prof. Mary Jo Wilder, and a donaƟon of books from the House of Nehesi Publishers, presented by Dr. Valerie Combie.     ITS would like to give a huge thanks to ALL who aƩended and/or played a part in making this year’s NLW a blast. See you next year!    Prof. David Gould presenƟng The Pearl             ITS Staff appreciaƟon (leŌ and right) National Library Week (NLW) 2014 Events Student door pri ze winner – NLW 2014 Prof. Roslyn Rossignol presenƟng My Ghost Has a Name 8 The Center for Excellence in Teaching and Learning (CETL) took the feedback of training parƟcipants to  improve the quality and delivery of services; hence, all introductory  and intermediate sessions will be  offered at a slower pace.  The CETL is also providing more introductory sessions on DocuSign and SPOL,  June onward.      DocuSign is soŌware that allows users to easily and quickly sign documents in a secure environment. It  also allow users to create reusable templates and track documents.  Strategic Planning Online (SPOL) is a cloud based strategic   planning soŌware soluƟon that helps organizaƟons to align team members with the strategic planning effort.  SPOL will allow every‐ one in the insƟtuƟon to parƟcipate in the planning, budgeƟng, assessment and accreditaƟon of the strategic planning effort.  The  implementaƟon of a tool for tracking these processes is a PresidenƟal iniƟaƟve.    The CETL conƟnues to offer training on Blackboard, myCampus, MicrosoŌ Outlook, Publisher, PowerPoint, Office365, EMS, Banweb,  myUVI.net, Microsites and Website Publishing with Public RelaƟons, Web Time Entry with Human Resources, Adobe Connect and  Professional,  AdvisorTrac/TutorTrac  with  the  Center  for  Student  Success,  videoconference,  email  eƟqueƩe,  DocuSign  and  SPOL.   Most sessions can be aƩended online via Adobe Connect.  The CETL also partners with the Sloan ConsorƟum and the TLT Group.   The  Sloan  ConsorƟum  offers  asynchronous,  self‐pace  workshops  for  student‐centered  teaching  techniques  to  improve  students  learning experience. The TLT Group however, provides synchronous workshops, which also assist faculty with the improvement of  the teaching and learning experience in the classroom.  Between October 2013 and May 2014, CETL reported 89 aƩendees.  The  number referenced does not include the Sloan ConsorƟum and the TLT Group events.    The CETL faculty lounge also received a faceliŌ, which will allow faculty to study and work in a comfortable environment.  New blinds  were installed and fresh paint was applied.  The space is also equipped with three desktop computers, a promethean board, lounge  area, copier, and printer.  Faculty can also loan laptops, webcams, clickers, iPads and books.    For more informaƟon, please email cetl@uvi.edu or call 340‐693‐1609/340‐693‐1214.  CETL News CETL News Click on hƩps:// mycampus.uvi.edu/ group/cetl/cetl‐home   to view and/or  register for training!      The myCampus portal now houses the Travel and Expense (TEM), Banner Workflow, and SPOL applicaƟons.  Faculty and staff can  access the said applicaƟons in the Staff and Faculty Launchpads, if applicable.      The  myCampus  also  have  quick  answer  resource  for  myCampus,  Blackboard,  Adobe  Connect,  DocuSign  and  other  applicaƟons,  which can be found here.      The  myCampus  portal  has  a  great  feature  called  “Community”.  CreaƟng  a  community    will  allow  users  to  store  and  access   informaƟon in one locaƟon. CommuniƟes may be open to all, private or restricted. Open to all means that all users will have access  to the respecƟve community. Private means that the administrator(s) will enroll users accordingly into the community, and those  that are not enrolled will not be able to access or request to join the respecƟve community. Restricted means that administrator(s)  may  enroll  users;  however, users  may  request  to  join the  respecƟve community.   A  community  will  eliminate  the  need  to  sort  through emails for informaƟon and posƟng informaƟon in mulƟple locaƟons.     The portal will also receive faceliŌ in the coming months ahead.  Users will be able to have more control with the user interface, in  which, users will be able to customize what they see on the main page.    Are you a community administrator who wants to share your community or informaƟon within your community with the University or a specific body? Please send an email to Ms. Dannica Thomas at dthomas@uvi.edu to share your informaƟon and/ or news to include in upcoming ITS newsleƩers in “The Portal Corner”. 9 AdministraƟon & Finance, in conjuncƟon with ITS, would like to inform the University community of the Banner applicaƟon Travel &  Expense Management (TEM). This soŌware makes the travel authorizaƟon (TA) process an electronic one.  Instead of having to type  TAs, these will now be entered in the soŌware, which interfaces with Banner, pulling traveler data, account informaƟon and travel   opƟons (per diem, transportaƟon, etc.).     Use of the system will be phased in.  Departments will be contacted as they are scheduled, for training.  Each will have to determine if  travelers will enter their own TAs, or if this will be done by delegates (administraƟve assistants).  Each will also have to assign approvers  of TAs.  Once a TA is entered in the system, an approver will receive email noƟficaƟon of what is awaiƟng approval, with a link to the  system to approve it.    Delegates and approvers will receive thorough training.  This process will save paper, Ɵme and money.  It eliminates the need to pur‐ chase the mulƟ‐page TA form, the typing of said form and easily and quickly routes TAs from travelers or delegates to approvers, grants  (where applicable) and then accounƟng (for final processing).  Advances (where requested) will process and disburse quickly.      In  conjuncƟon  with  TEM,  we  recommend  employees  sign  up  for  Accounts  Payable  Direct  Deposit  (AP  DD),  which  would  have  the   process from TA generaƟon to Advance disbursement and/or travel reimbursements be FULLY electronic.   FormFusion  is  a  document enhancement and distribuƟon  soluƟon  which gives  organizaƟons complete  control  over  the design and   delivery of their output while automaƟng processes and eliminaƟng paper stock. At UVI, FormFusion will be used to increase efficien‐ cies with Banner documents.  For example, instead of prinƟng, sorƟng and mailing student bills and purchase orders; these can be auto‐ maƟcally emailed to the appropriate persons or vendors.      FormFusion can be used for purchase orders, grade mailers, transcripts, student bills, invoices, tax forms, and more!  The soŌware   allows the departments to fully customize the look of the final document, including adding images, changing the layout, formaƫng,  color and fonts.  InformaƟon not on the original output file can also be added.  FormFusion converts standard Banner output into more  aƩracƟve,  funcƟonal  and  efficient  electronic  documents,  and  then  distributes  them  over  a  variety  of  delivery  channels  including  email.  Student bills and purchase orders will be the first candidates for customizaƟon with formaƟon.  The funcƟonality will then be  made available to all administraƟve units.  FormFusion will save users Ɵme, paper and money as the prinƟng and mailing process is  eliminated.  As  of  Spring  2014,  all    new  and  returning  students  will  receive  Office  365  email  accounts,  which  will  be   firstname.lastname@students.uvi.edu. New students default password will be the first leƩer of their first name and the first leƩer of  their last name and the last six digits of their student ID number (9XXX number). Students are encouraged to access and use their new  email accounts in Office 365 (firstname.lastname@students.uvi.edu) as soon as possible. Students can access their email accounts via  the myCampus portal by going to hƩps://mycampus.uvi.edu.  Also, students will have access to 1 terabyte of cloud storage, calendar  and MicrosoŌ Office web applicaƟons, such as Word, Excel, PowerPoint, and OneNote.  Argos  is  an  enterprise  reporƟng  soluƟon  selected  to  provide  user  friendly  reports.    Appropriate  administraƟve  Banner  users  have   received training on Argos and can either design or consume reports.  Reports can be created by programmers, as requested by users;  reports can also be emailed out on a schedule established by the user.      Development on Dashboards is now in progress.  Dashboards will be data in a user‐friendly manner, accessible from the myCampus  portal.  There, persons can click on the report they want and where applicable drill down for addiƟonal data.  IniƟal reports made into  dashboards will be high requested items.  Travel & Expense Management FormFusion Student Email Change Argos Update 10 Standardized Assessment of InformaƟon Literacy (SAILS)    An informaƟon literate person understands, accesses, uses, evaluates, and shares informaƟon effecƟvely. This InformaƟon literacy (IL)  definiƟon also describes the process for the acquisiƟon of knowledge in a discipline. To this end, providing IL training is a major role of  librarians, as these IL skills are key ingredients to improve overall student learning.     Assessing the effecƟveness of IL instrucƟon at UVI is a challenge, since librarians deliver training in one‐shot sessions and have no   further access to students for assessment. To address this challenge, we iniƟated a project, funded through Title III, to collect IL bench‐ mark data for incoming freshmen at UVI. Based on the gaps idenƟfied, librarians are modifying instrucƟon to build student skills in  those areas.    (Librarians present SAILS results at 2014 Research Day below) In fall 2012, the SAILS test was used to evaluate 266 incoming freshmen, St. Croix and  St. Thomas. SAILS data is analyzed through a service from Kent State University and  reported  in  comparison  to  masters  insƟtuƟons  administering  the  test.  Overall,  UVI   in‐coming  students  performed  worse  than  insƟtuƟons  to  which  we  compared,   although incoming math and science majors on STT and incoming business students on  STX performed beƩer than the overall UVI groups.     Liaison librarians are seeking opportuniƟes to collaborate with faculty to address the  gaps  in  students  IL  skills  to  improve  overall  learning  outcomes.  Contact  your  liaison  librarian,  for  informaƟon  about  our  instrucƟon  program  or  to  schedule  instrucƟon.   SAILS test will be administered to sophomores & juniors this fall 2014, to compare to  2012 benchmarks and assess effecƟveness of IL instrucƟon.     The following are the SAILS 2012 benchmarks from best to worst in the 8 skills sets assessed.        SAILS STX Performance in skill sets (best to worst results)  STT Performance in skill sets (best to worst results)  11 Employee Recognition/New Staff Employee Recognition/New Staff Elroy Richard has been selected to receive the employee WOW award for this quarter.  Over the past several months Elroy  has  been  instrumental  in  ensuring  that  excepƟonal  customer  service  and  cross‐funcƟonality  has  been  experienced  by   students, staff, and faculty.  Elroy has extended beyond his normal responsibiliƟes to ensure that staff, faculty and students  receive a great experience here at the University of the Virgin Islands on the Albert A. Sheen Campus.      Alexander David ‐ Please welcome Alexander David, who joins ITS as a Programmer Analyst III in Enterprise Data & User  Services (EDUS).  Alex will be working with the Banner group, primarily on the student module.  His focus area is program  development,  which  will  help  ITS  move  into  that  realm,  developing  applicaƟons  needed  to  support  administraƟve   funcƟons.     Alex can be reached at extension 1471 or alexander.david@uvi.edu.      Shane Soucek is originally from St. Louis, but have been enjoying paradise in the Virgin Islands since 2004.  For the majority  of his Ɵme in St. Thomas, he have been working and selling fine jewelry and watches.  Nevertheless, he has always had a  passion for computers and technology, especially digital art and animaƟon.  He is totally excited to be a part of the infa‐ mous InformaƟon Technology Services (ITS) Team of the University of the Virgin Islands.  He is looking forward to using his  skills and abiliƟes to further, not only his great experience in the VI, but also to enhance and upliŌ the department to   conƟnue progressing on the pathway to greatness. As an InformaƟon Technology Specialist I, Shane’s primary responsibility  is to provide technical assistance at the St. Thomas Library Service and VC and Smart Classroom technical support.    Kelly Harrigan is no stranger to ITS. She is now serving in a different capacity as an IT Engineer. Kelly is now responsible for  Desktop and Service Desk Support, IT Project Management, and Vendor RelaƟons. We are happy to have Kelly back with  us, working on island.     ITS is welcoming Celia Francis and Myoshi Osborne, new Library Specialists at Paiewonsky Library. Celia came to  ITS from the Office of AdministraƟon and Finance, Myoshi is a proud graduate of the University of the Virgin  Islands, class of 2012.  They both provide support at the ITS service desk. (Myoshi on leŌ, Celia on right) Celia and Myoshi are very excited to serve you, the customer in their new role.  They will work closely with the  librarians  and  managers  to  implement  the  principals  of  a  strong  University  resource  collecƟon  and  be   advocates to maximize the University's cyber infrastructure to bring electronic research and teaching materials  into the forefront of the libraries resources.        Nigel MarƟn is a forever proud graduate of the University of the Virgin Islands class of 2012.  He has always had a passion for technolo‐ gy my enƟre life.  He started out as a Chemistry major, but as life would have it, he ended up with a degree in Business AdministraƟon  with  a  concentraƟon  in  Computer  InformaƟon  Systems.  Nigel  joins  us  as  an  InformaƟon  Technology  Specialist  I  and  his  primary   responsibility is to provide desktop, VC, Smart Classroom, and Library Service Desk technical supports to the St. Thomas campus.    Sharice Richardson joined the InsƟtuƟonal Research and Planning team in October 2013 as a Programmer Analyst II.  Sharice comes  from the Superior Court.  Sharice will be responsible for technical and informaƟon support for ITS and Provost components and CERC.    ITS is proud to share the 5, 10, 15, 20 and 25 years of service, respecƟvely, for the following employees:    5 years: Celia Francis  5 years: Tanisha Mills  20 years: Erik Paƫson  25 years: Judith Rogers  10 years: Marilyn Henderson  15 years: Wenda Stephenson  12 The informaƟon below reflects September thru December 2013     Recipients who received a SMILEY FACE PIN   (or another pin if they already have a SMILEY PIN) include:    Desha Brathwaite  Dawn MaƩhew  Romeo Richardson  Nigel MarƟn  Erik Paƫson  Laurie Blake  Kelly Harrigan  Jose Negron  Shelly Anslyn‐Jones  Jaleel Gillon  Brian Thomas  Monifa PoƩer  Marilyn Henderson  Christa Thomas  Derval Prince  Alex Caraballo  Dannica Thomas  WOW Campaign Winners WOW Campaign Winners ITS Fitness Launch Activity in May 2014 on St. Thomas and St. Croix, respectively. NEWS: DÊóĽʃ— UVI’ݠěó ƒÖÖ, UVI Mʐ®½›, ¥ÙÊà㫛 GÊʦ½› P½ƒù ƒÄ— AÖÖ½› SãÊٛݠNÊó!  Recipients who received monetary   prizes:  $100 ‐ Monifa PoƩer, Marilyn   Henderson, Dawn MaƩhew,   Romeo Richardson, respecƟvely  $50 ‐ Nigel MarƟn, Christa Thomas,   Dannica Thomas, Alex   Caraballo, respecƟvely  $25 ‐ Derval Prince    Recipients  who  received  top  prizes   include:  Jose Negron $250  Shelly Anslyn‐Jones  $250  Brian Thomas and Jaleel Gillon split  $250 ($125 each)  The informaƟon below reflects January thru May 2014    Ashley Till and Marilyn Henderson‐ Make it happen pin  Christa Thomas and Janice Simon ‐ Excellence pin  Shelly Anslyn‐Jones ‐ Over achiever pin  Brian Thomas ‐ Cool in the water Cooler pin  Wenda Stephenson ‐ $25 and I’m kind of a big deal pin  Jose Negron ‐ $25 and a rock star pin  Erik Paƫson ‐ $25 and a leadership pin  Celia Richard ‐ $50 and a make it happen pin  Elroy Richard ‐ $50  Nigel MarƟn ‐ $50 and an over achiever pin  Shawn Brookes ‐ $50 and I’m kind of a big deal pin  Jaleel Gillon ‐ $50 and an over achiever pin  Desha Brathwaite ‐ $50 and a make it happen pin  Monifa PoƩer ‐ $50 and an over achiever pin  Giovanni Garcia ‐ $100 and a cool in the water cooler pin  Laurence Blake ‐ $100 and a WOW pin  Peggy Fahie ‐ $100 and a make it happen pin  Dawn MaƩhew ‐ $100 and leadership pin  Dannica Thomas ‐ $100 and I’m kind of a big deal    The recipient who received the top prize, $250, is JusƟne  MaƩhew, a Physical Plant employee.