USVI Public Records

Document text

UVI Senate Meeting Minutes  ACC 142A (STT) and EVC 807 (STX)  Friday, January 17, 2014    MEMBERS PRESENT  David Hall        Shirley Lake‐King    Nancy Morgan        Haldane Davies  Cherie Wheatley      Tina Koopmans  Frank Mills        Raquel Santiago‐Silver   Patricia Harkins‐Pierre      Bernard Castillo  Kevin Dixon        E. Aracelis Francis  Joshua Edwards      Nicole Gibbs          MEMBERS ABSENT/EXCUSED              Camille McKayle      Leslyn Tonge                Dayle Barry        Maria Fleming  Dionne Jackson       Kimberlee Smith                  OTHERS PRESENT  Dannica Thomas     CALL TO ORDER  Chair Morgan called the meeting of the Senate to order at 1:05 pm on Friday, January 17, 2014.   ROLL CALL  A quorum was established.   APPROVAL OF MINUTES FOR OCTOBER 11, 2013 AND NOVEMBER 15, 2013  Senator Frank Mills made a motion to approve the minutes for October 11, 2013.  It was seconded by  Senator  Patricia  Harkins‐Pierre.  Senator  Raquel  Santiago‐Silver  made  a  motion  to  have  Senators  electronically  approved  the  minutes  for  November  15,  2013.  It  was  seconded  by  Senator  Joshua  Edwards.    REPORTS  Holiday Galas – Senator Hall     The holiday galas on both islands were both great and well attended.  President David Hall thanked the  Committee chairs, to include the Committee members, and all who supported the holiday galas.       St. Croix Carnival – Senator Hall    After  a  seven‐year  hiatus  in  the  St.  Croix  parade,  over  one‐hundred  persons  participated  in  the  UVI  troupe.  The St. Croix UVI troupe won first runner‐up for the St. Croix parade. The float was decorated in  a tropical format, which also won the first runner‐up prize in the floupe category. The goal is to have the  St. Thomas UVI Carnival Committe recruit one hundred or more participants. President Hall thanked the  St. Croix’s UVI Carnival Committee Co‐chairs and members for their leadership and participation.      UVINext – Senator Davies     UVI  have  has  begun  the  UVINext  Academic  Programs  and  Administrative  Services  Transformation  Projects.  All programs and services will be reviewed and evaluated by the appropriate taskforce, and  recommendations will be made thereafter.  One of the goals is to have the University realize savings and  become more effective and efficient in its operation and delivery of services.      Senator Haldane Davies thanked both Academic and Administrative Task force co‐chairs, respectively,  for the work they’ve done.  Sixty‐four (64) questionnaires were sent to distinct areas, and as of Tuesday,  January 14, 2014, seventy‐two (72) percent responses were received.     Some  academic  areas  are  in  the  process  of  submitting  their  respective  questionnaires.  Some  have  indicated that they have already submitted their respective questionnaires.    G‐SEE Consultants were commissioned to complete the respective reports by January 31, 2014. This will  allow sufficient time to share the reports through the shared governance process, adhering to the 45  days mandate.     Faculty, students and staff will have the opportunity to review to the information once completed.    Economic Impact Study – Senator Davies    Appleseed Inc. of New York is conducting an economic study of UVI through Institutional Research. A  few areas have not yet completed their reviews; hence, the deadline may be pushed back from January  31, 2014, to allow more time for individuals to submit their required information.        Strategic Planning Online (SPOL) – Senator Koopmans    SPOL is software to assist with strategic planning, budgeting, assessment and accreditation. SPOL will be  implemented by or on August 1, 2014. SPOL will make it easier to access and generate component and  Board reports. The Key Performance Indicators (KPIs) will be entered into assessment module in SPOL  during this time. Implementation training has already begun on the component level. Departmental and  employee level training will begin thereafter, respectively. The assessment and accreditation modules  will be rolled out after the rolling out of planning and budget modules in August 2014.    Freshman Orientation 2014 – Senator Gibbs    In November 2013, the Orientation Committee  has convened meetings to implement  new strategies  into the new student orientation for the spring 2014 semester.  Students visited many offices and spoke  with faculty and other students. There was also a movie night. The evaluation and auditing team on the  Albert A. Sheen campus attended random sessions and provided their feedback.     On the St. Thomas campus, the orientation activities took place in the Ralph Paiewonsky library. The  logistics,  technology,  marketing  and  other  relevant  details  were  good;  however,  they  will  be  better  addressed for future orientations. The advisors were also located in the library, which made it easier for  students to meet with their advisors. Organizations and associations were also present. IT was readily  available to assist students with technology issues, to include logging into UVI's network.  Senator Cherie  Wheatley indicated that information should be more organized for new students and parents.    The Committee will analyze the feedback received and integrate into the fall 2014 semester orientation  program.  The goal is to have an optimal, festive experience on both campuses for all new and existing  students that will be attending UVI.    Comprehensive Recruitment Plan – Senator Gibbs    The University has developed a comprehensive recruitment plan document that is very unique.  It is an  aggressive plan, which will introduce new initiatives. One of the initiatives will be to organize an alumni  association/committee. The primary goal of the plan is to have the University perform at an exceptional  level to positively impact enrollment and retention numbers.     Currently,  the  Enrollment  Advisory  Committee  members  were  officially  appointed  by  President  Hall.   There are faculty, staff and students representation.  The priorities and expectations were established.      The document was posted in the myCampus portal; however, the Office of the President will resend the  document to Senators for review.    Status of Key Hires at the Administrative Level – Senator Hall    The Chief of staff position has four finalists; however one candidate withdrew.  The search was placed  on hold prior to the holiday recess. President Hall will follow‐up with the candidates to confirm if they  are still interested.  A new search will be convened, if necessary.    The Human Resources Director search was officially launched by Chair Tina Koopmans.    The  Public  Relations  Director  has  three  finalists.  Vice  President,  Dionne  Jackson  recommended  a  candidate to the President; hence, he will share such information with University community in the near  future.    The  search  for  Deans  for  the  School  of  Business  and  College  of  Liberal  Arts  and  Social  Sciences  will  commence during academic year 2014.    The search for the Executive Director for Student Success and Honors Program has begun. The Executive  Director will be responsible for the operation of Office of Student Success and the Honors Program.     The Chief of Security search committee is moving forward. There are over 20 applicants, in which the  candidates will be narrowed down.    The  Dean  of  Students  position  on  the  St.  Croix  campus  was  advertised.  Five  candidates  were  interviewed; the finalists will visit the St. Croix campus.  The final decision will be made thereafter.    The Office of the President has signed up for new interns.      President Hall thanked the Board of Trustees, to include the student representatives on the Board, for  their support.  Thereafter, a discussion occurred about the raise the President received.  President Hall  remained very optimistic about staff and faculty raises in the near future.  Chair Morgan thanked the  President for his openness and candid responses. Chair Morgan also reminded the Senators that the  Senate serves in an advisory capacity on many major issues affecting the University and community.    Mid‐level Manager 360 Degree Evaluation – Senator Davies    Middle managers voluntarily participated in the 360 degree evaluation process after fiscal year 2012.  Middle  managers  will  be  afforded  another  opportunity  to  participate  in  the  360  degree  evaluation  process;  they  must  express  interest  to  participate  in  the  process  by  January  22,  2014.    Those  participating  will  be  evaluated  by  their  peers,  direct  reports  and  customers.  If  the  participation  percentage and support are favorable, a recommendation will be presented to Cabinet to implement  the 360 degree evaluation for all middle managers.  Cabinet will make a final decision thereafter.      Other Events/Initiatives – Senator Davies    The Man Up Conference will take place on the Albert A. Sheen and St. Thomas campuses on February 3rd  and February 4th, respectively.  The keynote speaker will be Baruti Kafele, nationally renowned educator  and motivational speaker.  Also, presenting will be Jonathan Sprinkles, entrepreneur and noted author.   There will be performances by the Omega Psi Phi Fraternity's National Step Team, and also a DJ spin‐off  ‐ the first high school DJ competition in the history of the Man Up conference.    Update on Presidential Goals – Senator Hall    Two areas of focus to achieve by the end of academic year 2014 (AY2014) are a UVI branding study and  professional development and succession planning project.      The branding study will determine if the University will change or improve the current brand.  Successful  branding requires the input from a diverse group of individuals, and as such, President Hall will solicit  UVI employees and students to be part of the process.  President Hall will begin conversations with VP,  Dionne Jackson and Interim Public Relations Director, Nanyamka Farrelly to discuss the overall brand of  the university, to include the logo, taglines, mascot and other alike.    The  new  Human  Resource  Director  will  assume  the  leadership  of  the  professional  development  and  succession planning project.  Dr. Haldane Davies and Ms. Tina Koopmans have agreed to develop and  submit a working draft of principles, which will eventually become the model for the University.  The  working  draft  will  be  discussed  and  modified  amongst  Cabinet  members,  and  then  shared  with  the  University community thereafter.      OLD BUSINESS – Chair Morgan    An iPad policy needs to be in place for Senators. Dr. Davies ordered the first set of iPads that were  previously  distributed  to  current  and  former  Senators;  however,  the  return  of  some  iPads  was  unsuccessful.    Senator  Haldane  Davies  will  confirm  the  iPads  in  the  possession  of  the  Office  of  the  President and provide necessary recommendations at the next Senate meeting scheduled for February  14, 2014.  Senators Cherie Wheatley, Aracelis Francis, and Bernard Castillo have agreed to develop an  iPad Use Policy draft for the next Senate meeting scheduled in February.    Senators should also consider the UVI Senate and the VI Senate forum that was tabled for more than a  year.    In  fall  2013,  former  Senator  Paul  Jobsis  sent  a  survey  to  all  Senators  requesting  their  meeting  date  preference – selecting either the second or third Friday of each month.  The majority of Senators who  voted preferred to meet on the second Friday of each month.     Senator Raquel Santiago‐Silver made a motion to have Senators vote electronically once again on their  meetings date preference – selecting either the second or third Friday of each month. It was seconded  by Senator Aracelis Francis.    NEXT MEETING  The next meeting is scheduled for February 14, 2014.    ADJOURNMENT  Senator  Morgan  invited  a  motion  for  adjournment.  The  motion  was  moved  by  Senator  Francis  and  seconded  by  Senator  Edwards.    The  motion  carried  unanimously  and  was  approved.    Chair  Morgan  adjourned the meeting at 2:53pm.